Huishoudelijk Reglement. Vastgesteld door de AVL op 12 maart 2019  

1 Leden en lidmaatschap

Aanmelding
Artikel 1 Hij/zij, die lid van de vereniging wenst te worden, geeft zich op door het inschrijfformulier te downloaden van de website, dit volledig in te vullen en te verzenden naar de ledenadministratie . Minderjarigen dienen het formulier te laten ondertekenen door hun wettelijke vertegenwoordig(st)er.

Verplichtingen
Artikel 2 De leden zijn gehouden aan de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en aan de gepubliceerde besluiten van de verenigingsorganen.

Artikel 3 De vereniging verwacht van haar leden en de ouders van de jeugdleden dat zij minimaal twee maal per jaar als vrijwilliger een bijdrage leveren aan de activiteiten van de vereniging.

Artikel 4 Wijzigingen van adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer waarvoor de machtiging ten behoeve van de inning van de contributie geldt, dienen direct aan de ledenadministratie (ledenadministratie@avmarvel.nl) te worden doorgegeven.

Artikel 5 Alle leden zijn verplicht het clubtenue te dragen indien het wedstrijdreglement van de Atletiekunie dit voorschrijft. Het clubtenue is als volgt:
a. Shirt: wit met oranje bies en oranje balk aan de zijkant en het verenigingsembleem op de linker voorzijde.
b. Short: oranje.

Contributie
Artikel 6 De algemene ledenvergadering bepaalt jaarlijks de hoogte van de contributie voor het komende kalenderjaar. Het bestuur kan besluiten dat de contributie in termijnen mag worden voldaan.

Artikel 7 Vrijgesteld van het betalen van contributie zijn:
a. Bestuursleden, leden van de vaste commissies, evenals andere vrijwilligers, die niet actief deelnemen aan trainingen en/of wedstrijden;
b. Ereleden en leden van verdienste.

Artikel 8 Bestuursleden en leden van de vaste commissies die deelnemen aan trainingen en/of wedstrijden kunnen aanspraak maken op een reductie van 50% op de contributie.

Artikel 9 De jaarcontributie wordt in de maand januari geïnd door middel van automatische incasso. Indien het lid geen incasso wenst wordt € 2,50 administratiekosten in rekening gebracht.

Inschrijfgelden wedstrijden
Artikel 10 Bij deelname aan nationale wedstrijden, internationale wedstrijden en competitiewedstrijden, worden de inschrijfgelden voldaan door de vereniging, mits deelname vooraf is goedgekeurd door het bestuur. Bij deelname aan nationale wedstrijden kan bovendien reisgeld worden gedeclareerd tegen de geldende kilometervergoeding.

Opzegging lidmaatschap
Artikel 11 Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk, bij voorkeur door middel van een e-mail, bij de ledenadministratie te geschieden vóór 1 december van het lopende kalenderjaar. Zonder opzegging wordt het lidmaatschap met een kalenderjaar verlengd. Het lid is tot contributiebetaling over het gehele lopende kalenderjaar verplicht. Het bestuur kan, als zich bijzondere omstandigheden voordoen, van deze laatste bepaling ontheffing verlenen.

Ereleden en leden van verdienste
Artikel 12 Ereleden en leden van verdienste zijn personen die wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging als zodanig door de algemene ledenvergadering worden benoemd. Zij ontvangen voor elke algemene ledenvergadering en voor alle bijzondere bijeenkomsten een uitnodiging.

Donateurs
Artikel 13 Donateurs hebben geen stemrecht op de algemene ledenvergadering en zijn in hun hoedanigheid geen lid van de Atletiekunie. Zij ontvangen de nieuwsbrief De minimum bijdrage wordt door het bestuur vastgesteld.

Strafmaatregelen
Artikel 14 Het bestuur kan leden in de volgende gevallen een geldboete opleggen van ten hoogste € 50,-  
a. het zonder tijdige kennisgeving wegblijven van een wedstrijd, waarvoor zij zijn ingeschreven;
b. het tijdens een wedstrijd zonder geldige reden weigeren uit te komen op een nummer waarvoor zij zijn ingeschreven;
c. het opzettelijk schade toebrengen aan eigendommen van de vereniging of aan goederen waarvoor de vereniging op enigerlei wijze aansprakelijk is of geacht kan worden te zijn.

Artikel 15 Een lid, dat schade toebrengt aan eigendommen van de vereniging of aan goederen waarvoor de vereniging op enigerlei wijze aansprakelijk is of geacht kan worden te zijn, kan door het bestuur voor vergoeding van de aangebrachte schade worden aangesproken, ongeacht de verdere maatregel, die het bestuur tegen het betreffende lid op grond van de statuten of het huishoudelijk reglement kan nemen..

 

2 Het bestuur
Bevoegdheid
Artikel 16 Het bestuur is na de algemene ledenvergadering de hoogste macht in de vereniging en heeft als zodanig de leiding van de verenigingszaken. Het is gerechtigd tot het nemen van alle beslissingen, welke het in het belang van de vereniging acht, voor zover deze niet in strijd zijn met de statuten, het huishoudelijk reglement of besluiten van de algemene ledenvergadering.

 

Voorzitter
Artikel 17 De taken van de voorzitter zijn o.a. de volgende:
a. De voorzitter is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging woordvoerder van het bestuur, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid, met diens goedvinden, heeft overgedragen.
b. Hij kan alle uitgaande stukken van de vereniging mede ondertekenen, zo hij dit verlangt.
c. Hij leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen en stelt daarin de orde van de dag vast, behoudens het recht van de algemene ledenvergadering daarin wijzigingen aan te brengen.

Secretaris
Artikel 18 De taken van de secretaris zijn o.a. de volgende:
a. De secretaris notuleert alle bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen. De notulen van de bestuursvergaderingen worden in de volgende bestuursvergadering goedgekeurd waarna deze naar de vaste commissies worden gezonden.
b. Hij is verantwoordelijk voor de gehele correspondentie van de vereniging. De ledenadministratie is hierbij ondergebracht bij een aparte functionaris.
c. Hij voert de briefwisseling, zo mogelijk in overleg met, maar steeds uit naam van het bestuur en ondertekent alle van hem uitgaande stukken, waarvan hij kopie houdt voor het archief.
d. Hij zorgt voor alle bekendmakingen, voorgeschreven door statuten of huishoudelijk reglement of nodig geacht door het bestuur.
e. Hij beheert het archief en verricht voorts alle werkzaamheden, die volgens bestaande gebruiken aan zijn functie verbonden zijn.

Artikel 19 Het archief van de secretaris bevat alle aan de vereniging geschreven stukken, de notulen van de bestuursvergaderingen, kopieën van de uitgaande correspondentie, alle officiële ledenlijsten, een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement, ondertekend door de bestuursleden, die zitting hadden op het ogenblik van het van kracht worden. De bestuursleden zijn verplicht de bij hen ingekomen stukken, betrekking hebbende op de vereniging, bij de secretaris te deponeren ter plaatsing in het archief.

Penningmeester
Artikel 20 De taken van de penningmeester zijn o.a. de volgende:
a. De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor de inning van alle aan de vereniging toekomende gelden. Hij is voor de onder zijn beheer zijnde gelden persoonlijk aansprakelijk, tenzij overmacht blijkt.
b. Hij is verplicht nauwkeurig boek te houden van alle ontvangsten en uitgaven. Hij is verplicht inzage van en inlichtingen omtrent zijn beheer te geven aan de bestuursleden en aan de commissie van onderzoek. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester legt hij binnen 14 dagen na zijn aftreden rekening en verantwoording af aan de commissie van onderzoek.

Overige bestuursleden
Artikel 21 De overige bestuursleden staan de bovengenoemde bestuursleden bij en hebben allemaal een eigen aandachtsgebied. Zij kunnen worden aangewezen voor de functie van vice-voorzitter, 2e secretaris of 2e penningmeester. Bij afwezigheid van respectievelijk de voorzitter, de secretaris of de penningmeester treden zij in hun plaats op. Leden van het bestuur zijn contactpersoon naar een of meerdere van de vaste commissies.

Ledenadministratie
Artikel 22 De ledenadministratie houdt de ledenlijsten bij en geeft mutaties door aan de Atletiekunie.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Artikel 23 De (jeugd)trainers en leden van een jeugdcommissie dienen voor de start van hun activiteiten een VOG te overleggen. De kosten van de Verklaring Omtrent Gedrag worden door de vereniging gedragen.

Vertrouwenspersoon
Artikel 24 De activiteiten van de vertrouwenspersoon vallen onder de verantwoording van het bestuur. Bij ernstige zaken en altijd met instemming van de betrokkene(n) rapporteert de vertrouwenspersoon direct persoonlijk aan de voorzitter 
Bij het afsluiten van het jaar rapporteert de vertrouwenspersoon aan het bestuur of er meldingen zijn geweest en hoeveel.

Sociale veiligheid binnen de verenging
Artikel 25 Marvel heeft een verantwoordelijkheid in het lichamelijk en geestelijk welbevinden van haar sporters. Deze verantwoordelijkheid strekt zich uit tot het creëren van een veilig sportklimaat en het bieden van goede begeleiding. Indien sprake is van seksuele intimidatie kan de betrokkene zich wenden tot de vertrouwenspersoon binnen onze vereniging.

 

3 Commissies
Algemeen
Artikel 26 Het bestuur kan zich laten adviseren door en voor het uitvoeren van taken laten bijstaan door tijdelijke of door vaste commissies.

 

Instellen en opheffen van vaste commissies
Artikel 27 Vaste commissies worden op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering ingesteld en opgeheven door middel van wijziging van het huishoudelijk reglement. Het aantal leden van een commissie bedraagt maximaal zeven. In bijzondere gevallen kan de algemene ledenvergadering voor een bepaalde periode een hoger maximum vaststellen. De leden van de vaste commissies worden door het bestuur benoemd en ontslagen.

Instellen en opheffen tijdelijke commissies
Artikel 28 Tijdelijke commissies worden door het bestuur ingesteld en opgeheven. Het bestuur benoemt en ontslaat ook de leden van tijdelijke commissies.

Taken en middelen
Artikel 29 Het bestuur bepaalt de taken van, alsmede de middelen waarover een commissie kan beschikken. Het bestuur kan hierin te allen tijde wijzigingen aanbrengen. Een commissie bepaalt zelf haar werkwijze en taakverdeling.

Toezicht
Artikel 30 Het bestuur dient op de hoogte te worden gehouden van het functioneren van de diverse commissies. De commissievoorzitter of een bestuurslid dat als contactpersoon optreedt wordt door het bestuur belast met deze taak. In bijzondere situaties kan het bestuur echter ook andere commissieleden uitnodigen om verslag te doen.

Vaste commissies
Artikel 31 De volgende vaste commissies zijn ingesteld:

1. Commissie Trainers en Atleten (T&A);
2. Wedstrijdorganisatiecommissie (WOC);
3. Accommodatiecommissie (ACC);
4. Kantinecommissie (KC);
5. Activiteitencommissie (AC);
6. Commissie Public Relations (PR);
7. Commissie Sponsoring;

 

 

Commissie Trainers en Atleten (T&A)
Artikel 32 De Commissie Trainers en Atleten is belast met de coördinatie van de trainingen, het samenstellen van wedstrijdploegen, het begeleiden van atleten, het registreren van records en de aanschaf van nieuwe materialen en dergelijke. Deze commissie benoemt uit haar leden een trainerscoördinator, voor begeleiding van de trainers o.a. op het gebied van licenties (onderhoud van licenties is de verantwoordelijkheid van de trainers), vergoedingen als door het bestuur vastgesteld, regelen van cursussen (inclusief de vergoeding van trainerscursussen en de bijbehorende contracten met de vereniging). Tevens is deze commissie verantwoordelijk voor het functioneren van het wedstrijdsecretariaat uitwedstrijden.

Wedstrijdorganisatiecommissie (WOC)
Artikel 33 De Wedstrijdorganisatiecommissie is belast met het organiseren van thuiswedstrijden en alles wat daarmee samenhangt. Deze commissie benoemt uit haar leden een of meer wedstrijdsecretarissen en een jurycoördinator. De wedstrijdsecretaris-jeugd verzorgt alle inschrijvingen voor de wedstrijden van de pupillen en junioren, dus ook voor de thuiswedstrijden. Leden van het jurykorps zijn leden van de vereniging die in het bezit zijn van een geldige jurykaart.

Accommodatiecommissie (ACC)
Artikel 34 De Accommodatiecommissie is belast met het beheer en onderhoud van de gehele accommodatie en het toezicht op en onderhoud van bestaande materialen. Tevens is deze commissie belast met het inrichten van de kunststofbaan bij thuiswedstrijden en de verhuur van de accommodatie.

Kantinecommissie (KC)
Artikel 35 De Kantinecommissie is belast met het verzorgen van kantinediensten bij clubavonden, loperscursussen of zo nodig bij andere activiteiten van de vereniging.

Activiteitencommissie (AC)
Artikel 36 De Activiteitencommissie is belast met het organiseren van evenementen (anders dan wedstrijden) ter ontspanning van de leden.

Commissie Public Relations (PR)
Artikel 37 De Commissie Public Relations is belast met informatie aan leden , zoals bijvoorbeeld via de website, het uitbrengen van Nieuwsbrieven, met het verzorgen van publicaties in de media, met het geven van voorlichting over de vereniging aan derden en het coördineren van promotieactiviteiten.

Sponsoring
Artikel 38 Deze commissie is belast met het aantrekken van en het onderhouden van contacten met sponsors.

 

2 Wijzigingen
Artikel 40 Voorstellen tot wijzigen van het huishoudelijk reglement moeten ten minste zeven dagen voor de behandeling op de algemene ledenvergadering worden ingediend. Wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen slechts worden aangenomen met ten minste tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. De wijzigingen treden terstond in werking, nadat zij zijn aangenomen.

 

Artikel 41 Bij twijfel over de uitleg van het huishoudelijk reglement en in gevallen waarin het niet voorziet beslist het bestuur.

 

Boxtel, 12 maart 2019